経費の事前申請を申請・承認する

📝 事前申請を提出する（申請者の操作）

上部メニューの「経費」をクリックします。

画面上部のタブから「事前申請」を選択すると、自分の事前申請一覧が表示されます。

🔍 「事前申請」タブは、事前申請のオプションをご契約のワークスペースにだけ表示されます。

右上の「申請を新規作成」をクリックすると、「事前申請を新規作成」ダイアログが表示されます。

ダイアログには以下の項目があります。

・タイトル（必須）

・経費科目（必須・「事前申請を必須」に設定されている科目だけが選べます。交通費は選べません。選べる科目が1つもないときは「事前申請の対象になっている経費科目がありません。ワークスペースのオーナーに経費科目の設定を依頼してください。」と表示されます）

・活動予定（任意・日付やクラブ名で検索可能）

・クラブ（任意・活動予定を選択した場合は自動で設定）

・申請月度（必須・月次報告が提出済みまたは承認済みの月は「(月次報告提出済みのため)」と表示され選択不可）

・使用予定日（必須・活動予定を選択した場合は自動で設定）

・金額（税込・円）（必須）

・備考（任意）

入力が完了したら「申請する」をクリックすると、事前申請が提出され、ステータスは「承認待ち」になります。

🔍 申請月度で選べるのは、6ヶ月前から2ヶ月先までです。提出するとワークスペースオーナーに「経費事前申請（要承認）」のすることカードとメール・プッシュ通知が届きます。承認・却下・修正依頼の結果も申請者に通知されます。

提出した事前申請は、自分の経費ページの「事前申請」タブで一覧できます。

⚠️ 提出後に内容を直せるのは、ワークスペースオーナーから修正を依頼された（ステータスが「要修正」の）ときだけです。それ以外のステータスでは閲覧のみとなります。

📊 事前申請のステータス

事前申請には以下の5つのステータスがあります。

・承認待ち：提出済みで、ワークスペースオーナーの承認を待っている状態です。

・承認済み：ワークスペースオーナーが承認した事前申請です。経費精算に紐づけて利用できます。

・却下：ワークスペースオーナーから却下された事前申請です。一覧のカード下部に却下理由が「却下理由: ◯◯」と表示されます。

・要修正（管理画面では再申請待ち） ：ワークスペースオーナーから修正を依頼された事前申請です。申請者の画面では「要修正」、管理画面では「再申請待ち」と表示されます。

・取り下げ：取り下げられた事前申請です。

🔗 経費精算に事前申請を紐づける

承認済みの事前申請は、経費の追加・編集フォームで紐づけることができます。

経費フォーム内の「事前申請（必須）」または「事前申請（任意）」のセレクトボックスから、紐づけたい事前申請を選択します。選択候補は「申請月度 / タイトル / ¥金額」の形式で表示されます。

紐づけ可能な事前申請がない場合は「紐付け可能な事前申請はありません」と表示されます。紐づけない場合は「紐付けない」を選びます。

事前申請を選ぶと、フォームが次のように自動で入力されます。

• タイトル・経費科目・活動予定・申請する月・経費発生日が、事前申請の内容で入力されます（金額は実際の金額を入力します）
• 事前申請を選んでいる間は、経費科目と経費発生日は変更できません。経費発生日は「事前申請を選んでいる間は、活動予定の日付になります」と表示され、活動予定を選び直すとその予定の日付になります
• タイトルと活動予定は、あとから変更できます

💡 すでに追加した経費も、編集画面で事前申請の紐づけを変更できます。

⚠️ 事前申請の申請月の月次報告がすでに提出済み・承認済みの場合は、「事前申請の申請月（◯年◯月度）は月次報告が提出済み（承認済み）のため、この月では精算できません。別の申請する月を選んで精算してください。」と表示されます。別の申請する月を選んで精算してください。その月で精算したい場合は、運営に月次報告の差し戻しを依頼し、差し戻された後に精算します。

⚠️ 事前申請の金額と実際の精算金額が異なる場合は、経費フォーム内の差額理由の入力欄に理由を記載してください。