経費の上限額を設定する

💴 デフォルト設定（ワークスペース全体）

「デフォルト設定」で、経費科目ごとに「1申請あたりの上限額」を入力し、「保存する」をクリックします。「経費上限の保存」が開くので、適用開始日を選んで保存します（適用開始日を指定して保存する）。

・ここで設定した金額が、全クラブに適用される既定値になります

・空欄のままにすると「上限なし」となり、その科目に上限は適用されません

🏟️ クラブごとの設定

「クラブごとの設定」で、クラブ単位に上限額を上書きできます。クラブごとに金額を入力し、クラブ名の右にある「保存する」をクリックします。デフォルト設定と同じく「経費上限の保存」が開くので、適用開始日を選んで保存します。

・空欄の科目：デフォルト設定の値が適用されます（入力欄には「◯◯（既定）」または「上限なし」と表示されます）

・どのクラブの上限を使うか：経費が紐づく活動（イベント）のクラブを基準に判定されます

・どの時点の上限額を使うか：経費の発生日時点の上限額が使われます（適用開始日を指定して保存する）

・活動に紐づいていない経費：デフォルト設定の上限が適用されます

📅 適用開始日を指定して保存する

上限額を変えて「保存する」をクリックすると、「経費上限の保存」が表示されます。

1. 「適用開始日」を選びます。初期値は今月1日です。

2. 「保存後の上限」で、変更する科目ごとに、変更前と変更後の上限額（「◯円 → ◯円」）と、保存したあとの上限額が期間ごとに表示されます。新しく追加される期間には「新しい上限」と表示されます。

3. 内容を確認し、「保存する」をクリックします。

・発生日が適用開始日より前の経費：変更前の上限額が適用されます

・発生日が適用開始日以降の経費：新しい上限額が適用されます

・承認済みの月次報告に含まれる経費：承認した時点の上限額のまま変わりません

💡 来月1日などの未来の日付を選ぶと、その日からの「変更予定」として保存されます。保存後、入力欄には今日時点の上限額が表示され、入力欄の横に「◯◯/◯◯/◯◯から ◯円」と変更予定が表示されます。変更予定がない科目には「◯◯/◯◯/◯◯から適用中」と、今の上限額が始まった日が表示されます。

⚠️ 選んだ適用開始日以降に始まる変更予定がすでにある場合は、「◯◯/◯◯/◯◯からの◯円の設定は、この保存で上書きされます。」と表示されます。そのまま保存すると、その変更予定は新しい上限額で上書きされます。

🔍 適用開始日の機能ができる前から設定していた上限額は、最初から適用される上限額として引き継がれています。

🕘 変更履歴を確認する・変更予定を取り消す

「保存する」の右にある「変更履歴」をクリックすると、「経費上限の変更履歴」が表示されます。デフォルト設定・クラブごとの設定のそれぞれにあります。

経費科目ごとに、上限額が「いつからいつまで・いくら」だったかが古い順に表示されます。今の上限額には「適用中」、これから始まる変更には「予定」と表示され、それぞれ設定した日時と設定した人も確認できます。

「予定」の変更は、始まる前なら「予定を取り消す」をクリックし、「取り消す」をクリックすると取り消せます。

📊 上限を超えた場合の扱い

上限を超える金額でも、申請そのものは可能です。申請された実額はそのまま記録されます。

🔍 上限を超える金額で経費を保存しようとすると、保存の前に「経費の上限が適用されます」という確認が表示されます（「入力した金額 ◯円 は、この経費科目の上限額を超えています。支給額は上限の ◯円 になります。」）。「OK」を押すとそのまま保存され、「キャンセル」を押すと金額を直せます。経費の追加・編集のほか、交通費の自動計算や電車の経路検索で追加するときも、同じ確認が表示されます（自動計算では「自動計算した金額」と表示されます）。アプリでも同様です。この確認も、経費の発生日時点の上限額で判定されます（経費の追加・編集では「経費発生日」に入力した日です）。

ただし、月次報告の支給額は上限額までに調整（丸め）されます。

上限が適用された経費は、承認前の月次報告や経費管理などの金額表示で実額に取り消し線が引かれ、その横に実際に支給される上限額が表示されます。

💡 金額にカーソルを合わせると、「実額 ◯◯円 → 上限 ◯◯円」のように調整前後の金額を確認できます。

⚠️ 承認済みの月次報告（管理側の月次報告詳細・指導者本人の月次報告とも）では、取り消し線とカーソルを合わせたときの表示は出ず、上限を適用したあとの金額だけが表示されます。経費管理・自分の経費・活動詳細の経費では、承認後も取り消し線で表示されます。

🐾 経費科目そのものの追加・編集は「経費設定」をご参照ください。