経費を精算する

📋 経費一覧を確認する

メニュータブから「経費精算」をタップすると、経費の一覧画面が表示されます。

経費は精算月度ごとにグループ化されて表示されます。各経費カードには、タイトル・金額・日付・経費科目・ステータスが表示されます。

ステータスは以下の通りです。

・申請中：精算済みで、管理者の承認を待っている状態です。

・承認済：管理者によって承認された経費です。

・差戻：管理者から差し戻された経費です。内容を修正して再申請してください。

🧾 経費を精算する

経費一覧画面の右下にある「＋」ボタンをタップすると、経費精算フォームが表示されます。

以下の項目を入力します。

・タイトル（必須）：経費の名称を入力します。

・経費科目（必須）：交通費や食事代など、該当する科目を選択します。

・申請月度（必須）：経費を計上する月を選択します。既に月次報告が提出済み・承認済みの月は選択できません。

・経費発生日（必須）：経費が発生した日付を選択します。

・活動予定（必須）：経費に紐づく活動予定を選択します。経費発生日に応じた活動が表示されます。

・金額（税込）（必須）：経費の金額を入力します。

・レシート（任意）：レシートの画像またはファイルを添付できます。1つの経費に10件まで添付できます。

・備考（任意）：補足情報を入力できます。

入力が完了したら「申請」ボタンをタップして経費精算を申請します。

📎 レシートを複数添付する

「レシート」の「写真・ファイルを選択」をタップし、表示される「レシートを添付」で「写真を選択」か「ファイルを選択」を選びます。写真は一度に複数枚（1回に8枚まで）選べます。

・1件目を添付すると、「レシート」の表示が「追加する」に変わります。タップすると、続けて添付できます。

・10件添付すると「10件まで添付できます」と表示され、それ以上は追加できません。

・添付したレシートは、右側の「✕」をタップすると外せます。

・ファイルは1件3MBまでです。3MBを超えるファイルを選ぶと「ファイルサイズが大きすぎます。3MB以下のファイルを選択してください。」と表示されます。

⚠️ 上限額を超える金額を入力したとき

経費科目に上限額が設定されていて、それを超える金額を入力して「申請」をタップすると、「経費の上限が適用されます」という確認が表示されます。上限額は、「経費発生日」の時点でワークスペースが設定している額で判定されます。

「入力した金額◯円は、この経費科目の上限額を超えています。支給額は上限の◯円になります。」の内容を確認し、「OK」をタップすると申請されます。金額を直す場合は「キャンセル」をタップします。

申請後の経費の一覧では、入力した金額に打ち消し線が付き、その下に支給額が「¥◯（上限）」と表示されます。月次報告の経費の明細や活動詳細の経費欄も同じです。

💡 精算した経費は月次報告の明細にも反映されます。

🔗 事前申請の紐付け（経費科目によって必要）

ワークスペースで「経費の事前申請」を利用している場合、経費科目ごとに、事前申請の紐付けが必須かどうかが決まります。

経費科目を選ぶ画面では、科目ごとに以下のように表示されるため、事前申請が必要かどうかを選ぶ前に確認できます。

・「事前申請は任意です」：事前申請を紐づけなくても精算できる科目です。

・「承認済みの事前申請の選択が必要です」：事前申請の紐付けが必須の科目です。

・「承認済みの事前申請がありません」：必須の科目ですが、紐づけられる承認済みの事前申請がまだない状態です。

・「事前申請なしで申請できます」：交通費に表示されます。交通費は常に事前申請の対象外です。

必須の科目を選んだ場合は、フォームの「事前申請を選択してください（必須）」から、承認済みの事前申請を選びます。

⚠️ 事前申請を選んだとき、その事前申請の申請月度の月次報告がすでに提出済み・承認済みの場合は、「事前申請の申請月度（◯年◯月度）は月次報告が提出済み（承認済み）のため、この月度では精算できません。別の申請月度を選んで精算してください。」と表示されます。「申請月度」で別の月を選んで精算してください。その月度で精算したい場合は、運営に月次報告の差し戻しを依頼し、差し戻された後に精算します。

⚠️ 必須の科目で承認済みの事前申請がない場合は、「この経費は事前申請が必須です。先に事前申請を行い、承認を受けてから精算してください。」と表示され、精算できません。先に事前申請を提出し、承認を受けてください。

🐾 事前申請の作成方法は「経費を事前申請する」をご覧ください。

✏️ 経費を編集・削除する

経費一覧から編集したい経費カードをタップすると、編集フォームが表示されます。

内容を修正し、「更新」ボタンをタップすると変更が保存されます。

経費を削除する場合は、編集フォームの下部にある「この経費を削除」をタップします。確認ダイアログが表示されるので、確認後に削除されます。

⚠️ 一律交通費として自動で計上された経費は、変更・削除できません。タップすると「一律交通費は自動で計上されるため、変更・削除できません。」と表示されます。